Ako radite u dizajnu, ilustraciji, videu ili bilo kojoj kreativnoj disciplini, vjerovatno mislite da Excel nije za vas. Međutim. Jednostavna proračunska tablica može postati vaš najbolji saveznik za organiziranje projekata, budžeta, vremenskih rokova i klijenata.Ključ nije samo u lijepim tabelama, već i u formulama koje te podatke pretvaraju u korisne informacije.
Excel je mnogo više od sabiranja brojeva. To je alat za analizu, planiranje i kontrolu koji vam, kada se pravilno koristi, štedi sate ponavljajućeg rada.Ne morate pamtiti stotine funkcija: savladavanjem nekoliko osnovnih formula možete kreirati profesionalne predloške, automatizirati dijelove svog radnog procesa i donositi bolje odluke u svojim kreativnim projektima.
Zašto je Excel ključni alat za dizajnere i kreativce
Za mnoge ljude Excel je samo tabela u koju s vremena na vrijeme nešto zapisuju.Ali za one koji upravljaju projektima, timovima ili budžetima, to je praktično švicarski nož. U kreativnim studijima, agencijama, marketinškim odjelima i među freelancerima, koristi se svakodnevno za praćenje svega, od statusa projekata do profitabilnosti svakog klijenta.
Pomoću Excela možete izvući podatke i pretvoriti ih u grafikone za otkrivanje trendova, problema ili skokova u opterećenju. Također možete prikupljati informacije raspršene po raznim datotekama ili izvorima (brifinzi, evidencije radnog vremena, fakture, liste resursa) i centralizirati ih u jedan, dobro strukturiran dokument.
Prava srž svega ovoga je formule i funkcijeZahvaljujući ovim funkcijama, možete organizirati informacije, izvoditi složene proračune, filtrirati relevantne podatke i vidjeti obrasce koji bi inače ostali nezapaženi. Problem je u tome što su za početnike ove funkcije često glavna prepreka između jednostavnog otvaranja Excela i istinskog korištenja njegovih mogućnosti.
Takođe, Ne morate znati više od 400 funkcija koje Excel uključuje.Važno je savladati mali, ali vrlo moćan skup funkcija i razumjeti kako ih efikasno kombinirati. Za ostalo možete koristiti Excelov ugrađeni čarobnjak za funkcije, koji vam pomaže da pronađete pravu formulu, i automatsko dovršavanje, koje predlaže funkcije i strukture dok kucate.
Ovaj vodič pretpostavlja da Već imaš osnove savladane.Otvaranje nove radne sveske, navigacija između radnih listova, unos podataka u ćelije, promjena formatiranja i malo toga drugog. Ako se i dalje mučite s tim, najbolje je da se prvo upoznate s osnovama Excela. Idealno bi bilo da koristite Excel 2013 ili noviju verziju (uključujući Microsoft 365), gdje su dostupne sve funkcije koje ćemo obraditi ili imaju moderne ekvivalente.
Osnovne operacije koje bi svaka kreativna osoba trebala savladati
Prije nego što se upustimo u naprednije funkcije, važno je razumjeti osnove: jednostavne matematičke operacijeOni su početna tačka za gotovo svaku tabelu, od budžeta do evidencije radnog vremena.
U Excelu, Suma je funkcija kao takvaOduzimanje, množenje i dijeljenje se izvode pomoću operatora, dok se oduzimanje, množenje i dijeljenje izvode pomoću operatora. Savladavanje ova četiri stuba omogućit će vam da sa samopouzdanjem kreirate duže formule.
Sume Pomoću funkcije SUM, koja prihvata i pojedinačne ćelije i cijele raspone, na primjer, ako želite znati ukupan iznos projekta sabiranjem stavki u koloni A, koristili biste nešto poput: =SUM(A1:A50). Ovo vam u trenutku daje ukupne troškove štampanja, licenci, naknada itd.
para oduzimati Ne trebate posebnu funkciju; jednostavno koristite znak minus između ćelija ili vrijednosti: =A2-A3. Ovo može biti korisno, na primjer, za izračunavanje razlike između odobrenog budžeta i stvarne cijene posla.
U slučaju množenjaExcel koristi zvjezdicu: =A1*A3*A5*A8. Vrlo je korisna za izračunavanje iznosa na osnovu jedinica i stopa, kao što su odrađeni sati po satnici ili odštampani primjerci po jediničnoj cijeni.
Za divizijeKoristi se kosa crta: =A2/C2. Ova operacija je ključna za pronalaženje omjera, kao što su prosječna cijena po dizajniranom dijelu ili prosječna naplativa satnica u određenom projektu.
Imajte to na umu Excel poštuje standardni matematički redoslijed.Prvo množenje i dijeljenje, zatim sabiranje i oduzimanje. Ako želite promijeniti taj redoslijed, koristite zagrade. Na primjer, u formuli kao što je =(A1+C2)*C7/10+(D2-D1), vi tačno kontrolišete šta se prvo izračunava i izbjegavate obmanjujuće rezultate.
Funkcije za analizu podataka: prosjeci, maksimumi i minimumi
Nakon što savladate osnovne operacije, vrijeme je da pređete na funkcije koje vam omogućavaju da sažmete informacijeProsjeci, najviše i najniže vrijednosti. Savršeni su za analizu rezultata kampanje, rokova isporuke ili troškova projekta.
Funkcija PROSJEČNO Izračunava aritmetičku sredinu grupe ćelija. Njegova struktura je vrlo jednostavna: =AVERAGE(raspon). Ako ste, na primjer, zabilježili sate utrošene na različite projekte zaredom, pomoću =AVERAGE(A2:B2) možete saznati koliko sati obično provodite na određenoj vrsti projekta, što je vrlo korisno za preciziranje budžeta i rokova.
Ako vas zanima da saznate cijenu viši Za niz podataka (na primjer, dan s najviše posjeta vašem portfoliju ili kampanja s najvećim ulaganjem), odgovarajuća funkcija je MAX: =MAX(ćelije). Možete koristiti cijele raspone, kao što je =MAX(A2:C8), ili kombinirati ćelije i pojedinačne brojeve.
Osim toga, MIN Prikazuje vam najnižu vrijednost: =MIN(ćelije). Ovo vam pomaže da identifikujete svoj najjeftiniji projekat, mjesec s najnižim prihodima ili kampanju s najgorim učinkom, što će vam pomoći da utvrdite koje vrste poslova možda ne vrijedi prihvatiti.
Obrada grešaka u formulama: IFERROR
Kada počnete spajati složenije formule, vrlo je uobičajeno vidjeti poruke poput #DIV/0! ili slično. Ove greške ne samo da narušavaju izgled tabele, već mogu i izazvati niz grešaka ako druge formule zavise od njih.
Da bi se to spriječilo, Excel uključuje funkciju DA.GREŠKAOva funkcija vam omogućava da kontrolišete šta se prikazuje kada formula vrati grešku. Njena opšta struktura je: =IFERROR(operacija; vrijednost_ako_je_greška). To jest, prvo unesete formulu koju želite da procijenite, a zatim odredite šta će se prikazati ako nešto pođe po zlu.
Zamislite da maksimalnu vrijednost podijelite minimalnom vrijednošću uzetom iz raspona, a ta minimalna vrijednost može biti nula ili nepostojeća. Možete koristiti nešto poput: =IFERROR(MAX(A2:A3)/MIN(C3:F9),"Došlo je do greške"). Ako sve prođe u redu, vidjet ćete rezultat proračuna.U suprotnom, ćelija će prikazati prilagođenu poruku koju ste napisali.
Uslovi i odluke: IF funkcija
Funkcija SI Vjerovatno je jedan od najmoćnijih i najsvestranijih alata u Excelu. Omogućava vam da donositi automatske odluke u zavisnosti od toga da li je ispunjen određeni uslov ili ne.
Njegova osnovna struktura je: =IF(uslov; vrijednost_ako_je_tačno; vrijednost_ako_nije_tačno). Ovaj uslov može biti poređenje teksta, brojeva, datuma ili čak neke druge formule. Na primjer, možete podesiti da tabela projekta prikazuje "ISPORUČENO" ako je datum već prošao i "NA ČEKANJU" ako je još uvijek na čekanju.
Tipičan primjer primjene na podatke o lokaciji bio bi: =IF(B2="Madrid"; "Španija"; "Druga država"). Ovdje, ako ćelija B2 sadrži tačno tekst „Madrid“Excel će vratiti "Španija"; u suprotnom će prikazati "Druga zemlja". Ovo je vrlo korisno za klasifikaciju kupaca po porijeklu, filtriranje kampanja po tržištu ili segmentiranje rezultata.
Kombiniranjem nekoliko IF funkcija ili njihovim ugniježđivanjem s drugim formulama, možete kreirati prilično složena pravila, kao što je označavanje neprofitabilnih projekata crvenom bojom, isticanje kašnjenja u isporuci ili dodjeljivanje oznaka prema vrsti klijenta.
Brojanje i sumiranje s kriterijima: COUNTA, COUNTIF i SUMIF
Druga porodica ključnih funkcija za dizajnere i kreativce su one koje Oni broje ili sabiraju podatke pod određenim uslovima.Idealni su za praćenje zadataka, klijenata i proizvedenih dijelova bez potrebe za ručnim filtriranjem.
Funkcija WILL COUNT Broji koliko ćelija u rasponu nije prazno, bez obzira na to sadrže li brojeve ili tekst. Na primjer, =COUNTA(A:A) vam govori koliko se unosa nalazi u koloni projekata, lista klijenata ili kreativnih referenci, zanemarujući prazne ćelije.
Ako želite ići korak dalje i prebroji samo ćelije koje ispunjavaju kriterijTada na scenu stupa COUNTIF. Njegova struktura je: =COUNTIF(raspon; kriteriji). Tipičan primjer bi bio: =COUNTIF(C2:C;"Pepe"), koji bi brojao koliko se puta određeno ime pojavljuje u koloni menadžera, autora ili kontakata.
Za uslovne sume, ključna formula je ADD IFFunkcioniše slično kao COUNTIF, ali umjesto brojanja redova, sumira vrijednosti u drugoj povezanoj koloni. Opšta sintaksa je: =SUMIF(raspon_kriterija, kriteriji, raspon_sume).
Na primjer, u tabeli gdje kolona B označava grad klijenta, a kolona C iznos projekta, možete koristiti: =SUMIF(B2:B50,"Madrid",C2:C50). Ova formula sabraće iznose iz C samo kada je grad u B „Madrid“Ovo vam omogućava da na prvi pogled vidite koliko ste fakturisali određenom geografskom području.
Slučajni brojevi za brze odluke: RANDBETWEEN
Možda se čini anegdotski, ali u kreativnim okruženjima funkcija NASUPROTNO.IZMEĐU Može biti veoma korisno. Dobro je za generiraj slučajni cijeli broj između dvije vrijednostiNa primjer, da nasumično odaberete ko će predstaviti projekat, odlučite koji koncept prvo istražiti ili izvučete nagradu među učesnicima radionice.
Njegova struktura je: =RANDBETWEEN(donji_broj;gornji_broj). Jednostavan primjer bi bio: =RANDBETWEEN(1;10). Svaki put kada se list ponovo izračuna (na primjer, prilikom izmjene bilo koje ćelije), Generisana vrijednost će se promijenitiTo je brz način za uvođenje kontrolirane slučajnosti u interne odabire.
Upravljanje datumima: DANI, SADA i DANI U SEDMICI
Rokovi su klasična glavobolja pri upravljanju kreativnim projektima, posebno ako postoji mnogo prekretnica, djelomičnih isporuka i revizija. Excel uključuje nekoliko funkcija koje to olakšavaju. rad s kalendarima i rokovima.
Funkcija DANI Ova funkcija označava broj dana između dva datuma. Njena struktura je: =DANI(datum_završetka;datum_početka). Možete koristiti datume unesene direktno, kao što je "2/2/2018", ili referentne ćelije, kao u =DANI("2/2/2018";B2). Savršena je za izračunavanje stvarnog trajanja projekta od brifinga do isporuke ili vremena preostalog do roka.
con SAD Dobijate trenutni sistemski datum i vrijeme: =NOW(). Ne zahtijeva parametre. Ova funkcija se automatski ažurira svaki put kada se formule ponovo izračunaju ili se datoteka ponovo otvori i omogućava vam da označi sadašnji trenutak u kontrolama praćenja, zapisnicima ili zapisima o promjenama.
Funkcija RADNIM DANOM Vraća dan u sedmici iz datuma u numeričkom formatu. Njegova osnovna struktura je: =WEEKDAY(datum;vrsta_računa). Drugi parametar definira kako su dani numerirani, a postoji i dobar izbor opcija za prilagođavanje različitim formatima.
Među najčešće korištenim vrstama možete pronaći:
- 1: brojevi od 1 (nedjelja) do 7 (subota)
- 2: brojevi od 1 (ponedjeljak) do 7 (nedjelja)
- 3: brojevi od 0 (ponedjeljak) do 6 (nedjelja)
- 11: Od 1. (ponedjeljak) do 7. (nedjelja)
- 12: Od 1. (utorak) do 7. (ponedjeljak)
- 13: Od 1. (srijeda) do 7. (utorak)
- 14: Od 1. (četvrtak) do 7. (srijeda)
- 15: Od 1. (petak) do 7. (četvrtak)
- 16: Od 1. (subota) do 7. (petak)
- 17: Od 1. (nedjelja) do 7. (subota)
Dakle, nešto poput =WEEKDAY(NOW();2) će vam reći koji je dan u sedmici, numerirajući od ponedjeljka kao 1. Ovo vam može pomoći organizovati dostave prema radnim danima ili kreirajte predloške gdje se određeni zadaci aktiviraju samo određenim danima.
Linkovi i reorganizacija tabela: HIPERLINK i TRANSPOSE
U mnogim kreativnim radnim procesima s kojima ćete raditi više vanjskih alata i resursaOblačne mape, online portfoliji, repozitorij materijala itd. Integriranje ovih linkova u vaše Excel proračunske tablice znatno poboljšava navigaciju.
Funkcija HYPERLINK Omogućava vam da bilo koju ćeliju pretvorite u link na koji se može kliknuti s bilo kojim tekstom koji želite. Njegova struktura je: =HYPERLINK(adresa;tekst_linka). Na primjer: =HYPERLINK("http://www.google.com";"Posjetite Google"). Na ovaj način, u tabeli projekta možete imati kolonu koja povezuje na Figma mockup, konačnu datoteku u oblaku ili repozitorij resursa.
S druge strane, kada radite s podacima uvezenim iz drugih izvora ili sa strukturama koje vam ne odgovaraju, funkcija TRANSPOSE Ona je tvoja najbolja prijateljica. Korisna je za pretvoriti redove u kolone i kolone u redoveTo je funkcija niza, što znači da se primjenjuje na cijeli raspon ćelija.
Da bi ovo funkcionisalo, morate odabrati odredišni raspon čije su dimenzije inverzne originalnoj tabeli. Ako vaša originalna tabela ima 2 reda i 4 kolone, raspon na koji primjenjujete TRANSPOSE mora imati 4 reda i 2 kolone. Zatim ukucate nešto poput {=TRANSPOSE(A1:C20)} i potvrdite to kao formulu niza (u starijim verzijama, sa Ctrl+Shift+Enter). Ovo je posebno korisno za reorganizaciju uvezenih podataka ili prilagodite liste strukturi koja vam najbolje odgovara.
Tekstualne funkcije za čišćenje i kombinovanje informacija
U dizajnu i kreativnosti, nije sve u brojevima. Često radite s imenima klijenata, naslovima projekata, oznakama i opisima. Excel uključuje nekoliko tekstualnih funkcija koje vam u tome pomažu. čišćenje, kombinovanje i pretraživanje informacija unutar tekstualnih nizova.
Funkcija ZAMIJENITE Omogućava vam da zamijenite dio teksta drugim, navodeći poziciju i koliko znakova želite ukloniti. Njegova struktura je: =REPLACE(originalni_tekst;početna_pozicija;broj_znakova;novi_tekst). Na primjer: =REPLACE("Sretan Božić",6;8;"Hanuka"). Ovdje, Novi tekst će biti umetnut na poziciju 6, brišući 8 znakova odatle..
Ako želite spojiti nekoliko fragmenata teksta, klasična funkcija je CONCATENATEKoristi se za kombinovanje vrijednosti iz različitih ćelija u jedan niz, koristan za generisanje imena datoteka, kodova projekata ili automatskih opisa. Njegova struktura je: =CONCATENATE(ćelija1;ćelija2;ćelija3;…). Primjer: =CONCATENATE(A1;A2;A5;B9). Imajte na umu da Ne prihvata pune raspone kao parametarali pojedinačne ćelije odvojene tačka-zarezom.
Kada kopirate i lijepite podatke iz drugih izvora (e-pošte, PDF-ova, web stranica), vrlo je uobičajeno da se pojave greške. dodatni razmaci na početku, u sredini ili na krajuFunkcija TRIM rješava ovaj problem: =TRIM(ćelija_ili_tekst). Na primjer, =TRIM(F3) će vratiti tekst iz F3 bez dodatnih razmaka. Ovo je ključno za izbjegavanje grešaka u pretragama ili poređenjima teksta koji izgledaju identično, ali imaju nevidljive praznine.
Konačno, funkcija PRONAĐI Pomaže vam da pronađete jedan tekst unutar drugog. Njegova sintaksa je: =FIND(pretraži_tekst;originalni_tekst). Ako ga pronađe, vraća poziciju prvog podudaranja; u suprotnom, vraća grešku. Na primjer: =FIND("igla";"plast sijena"). Ovo bi dalo grešku, ali u kombinaciji sa IFERROR možete riješiti ove slučajeve bez popunjavanja tabele ružnim porukama.
Napredna pretraga tabela: VLOOKUP i XLOOKUP
Kada se vaše proračunske tablice počnu puniti podacima, postaje neophodno imaju funkcije koje automatski pretražuju informacijeTu na scenu stupaju VLOOKUP i njegova modernija verzija, XLOOKUP.
VLOOKUP To je jedna od najpopularnijih funkcija među korisnicima srednjeg nivoa. Omogućava vam da pretražujete vrijednost u prvoj koloni tabele i vraćate sadržaj druge kolone u istom redu. U praksi, to znači da možete unijeti šifru proizvoda, ID projekta ili ime kupca i odmah dobiti njihovu cijenu, status ili bilo koje druge povezane podatke.
Njegova osnovna struktura je: =VLOOKUP(pretraživa_vrijednost;opseg_tabele;broj_kolone;[pretraživa_opseg]). Tipičan primjer bi bio: =VLOOKUP(A2;B2:D100;3;FALSE). Ovdje će Excel potražiti vrijednost u ćeliji A2 u prvoj koloni raspona B2:D100 i vratiti podatke iz treće kolone tog raspona. Korištenje FALSE označava da želite tačno podudaranje, što je najčešće pri radu s preciznim identifikatorima ili imenima.
SEARCHX To je moderna evolucija dostupna u Microsoft 365 i novijim verzijama. Fleksibilnija je, omogućava vam pretraživanje i lijevo i desno u kolonama, rad s intuitivnijim rasponima i bolje rješavanje slučajeva kada vrijednost nije pronađena. Iako se ovdje fokusiramo na VLOOKUP jer je to klasična funkcija, preporučuje se da koristite i XLOOKUP ako imate pristup njemu. počnite ga koristiti u svojim novim predlošcima jer pojednostavljuje mnoge složene pretrage.
Primijenjene na kreativni rad, ove funkcije su savršene za stvaranje baze podataka resursa, klijenata, fontova, paleta boja ili predložaka gdje se, prilikom odabira koda ili naziva, automatski popunjavaju ostali povezani podaci (cijena, dozvoljena upotreba, datum kupovine, link za preuzimanje itd.).
Uzete zajedno, sve ove formule čine Excel mnogo moćnijim od jednostavne tabele. Omogućavaju vam automatizaciju zadataka, smanjenje grešaka, analizu kreativnih aktivnosti i profesionalizaciju upravljanja. Bez potrebe da postanete računovođa ili programer. Uz mali početni napor da ih razumijete i primijenite, steći ćete agilnost, jasnoću i kontrolu nad svojim projektima, vremenom i novcem.