Ako upravljate računima na društvenim mrežama za klijente, brend ili organizaciju, sigurno ste osjetili tu mješavinu haos, žurbe u zadnji čas i beskrajna odobrenjaIdeje koje se rađaju jake i umiru u nizu e-mailova, objave koje ostaju na čekanju jer ih "neko mora pregledati" i kampanje koje gube zamah zbog loše postavljenih procesa.
Dobra vijest je da ovaj poremećaj nije neizbježan. Sa dobro osmišljen tok odobravanja na društvenim mrežama Možete preći sa traženja "OK" od šefova i klijenata na jasan, brz i kontrolisan sistem u kojem svi znaju šta trebaju raditi, kada i s kojim alatom. Vidjet ćemo, korak po korak i detaljno, kako postaviti ovaj sistem koristeći sve što znamo o najboljim praksama, tržišnim alatima i stvarnom iskustvu timova koji su već prošli kroz to.
Šta je tačno tok odobravanja na društvenim mrežama?
Tok odobravanja na društvenim mrežama je skup koraka, ljudi i alata Ovo uključuje sve uključene od trenutka kada neko predloži ideju za sadržaj pa sve do trenutka kada se ta objava objavi (ili odbaci) na profilima brenda. Također uključuje ko kreira, ko pregleda, ko odobrava i kako se cijeli proces koordinira.
U praksi, to znači da prije nego što kliknete na "objavi" ili "zakaži", sadržaj prolazi kroz odgovarajući ljudi da to potvrdeInterni tim, marketing menadžeri, pravni odjel ili sam klijent, ovisno o vrsti organizacije. Ništa se ne postavlja na društvene mreže "intuicijom" bez prethodno dogovorenog pregleda.
U agencijama je ovaj proces odobravanja obično složeniji jer u igru dolazi klijentska strana: interne zainteresovane strane klijenta s pravom glasaOdjeli koji žele pregledati poruke o "svom" području i menadžeri koji žele vidjeti sve prije nego što bude poslano. Ako se ne upravlja dobro, ovo postaje trajno usko grlo.
Svaka kompanija konfiguriše svoj sistem na svoj način, ali gotovo svi procesi odobravanja sadržaja na društvenim mrežama dijele neke zajedničke karakteristike. osnovni radni blokovi koje se uvijek ponavljaju, sa više ili manje slojeva.
Ključne komponente procesa odobravanja
Kada analizirate bilo koji radni proces odobravanja, pronaći ćete prilično jasan slijed faza koje, bilo u osnovnoj proračunskoj tablici ili naprednoj platformi, uvijek pokrivaju iste stvari. trenuci ciklusa sadržaja.
Kompletan proces odobravanja za društvene mreže obično uključuje ove glavne komponente: planiranje, kreiranje, pregled, ispravke i objavljivanjeRazlika između efikasnog i paklenog sistema obično leži u tome kako su ove faze povezane i ko je uključen u svaki korak.
Planiranje sadržaja. Ovdje se definiraju kampanje, teme, ciljevi i učestalost objavljivanja. Tu se finalizira sadržaj, uključujući kanale koje treba koristiti, ton i približne datume, pretvarajući strategiju u konkretan plan. realističan kalendar sadržaja.
Kreiranje sadržaja. U ovoj fazi, pisci, dizajneri i urednici transformiraju koncepte u konkretne dijelove: tekst, grafiku, videozapise, kružne prikaze, priče itd. Ključno je da sve ovo slijedi smjernice za brend i zahtjevi platforme.
Pregled sadržaja. Nakon što su dijelovi spremni, dijele se s ljudima koji trebaju dati povratne informacije: menadžerima društvenih medija, marketing menadžerima, drugim uključenim odjelima ili samim klijentom. Pregledavaju se poruka, ton, tačnost informacija i potencijalne povratne informacije. reputacijski rizici ili legalno.
Pregled promjena. Nakon prikupljenih povratnih informacija, kreativni tim vrši prilagođavanja i ponovo priprema dijelove za drugi i konačni pregledSadržaj bi ovdje trebao biti zatvoren osim u vrlo izuzetnim slučajevima.
Programiranje i izdavaštvo. Nakon odobrenja, tim za društvene mreže zakazuje objavljivanje sadržaja u specijaliziranom alatu na definirane datume i vremena ili ga pokreće ručno ako se radi o sadržaju osjetljivom na kontekst.
Vrste radnih procesa odobravanja: od fleksibilnih do ultra-kontroliranih
Nije svim timovima potreban isti nivo kontrole. U zavisnosti od veličine organizacije, industrije ili nivoa rizika, proces odobravanja na društvenim mrežama može varirati od nečeg laganog i gotovo opcionalnog do složenog procesa. višerazinski marketing s nekoliko potrebnih potpisa.
Odabir prave vrste odobrenja je ključan: previše labavo i greške se provlače; previše kruto i Ubijaš brzinu i kreativnostOvo su najčešći modeli koji se već koriste u profesionalnim alatima.
Opcionalna odobrenja. Sadržaj se kreira i zakazuje bez formalnog odobrenja, ali određeni menadžeri imaju mogućnost da ga pregledaju kad god žele. Ovo je korisno u malim timovima sa visoko samopouzdanje i jasne stilske smjernice.
Obavezna odobrenja. Nijedan članak nije objavljen bez da određena osoba (menadžer društvenih medija, menadžer brenda ili klijent) klikne na dugme "prihvati". Idealno je kada brendu treba stroga kontrola poruka ili pri radu sa zahtjevnim klijentima.
Višestepena odobrenja. Sadržaj prolazi interni pregled (npr. od strane stratega i pravnog odjela) prije nego što se pošalje klijentu ili drugom menadžeru. Ovo je vrlo korisno za složene kampanje, regulirane sektore ili velike kompanije s mnogo internih interesa.
Automatska odobrenja. Prema određenim unaprijed definiranim pravilima (vrste sadržaja, količine, neosjetljive teme), objave se označavaju kao odobrene ako niko ne komentira u utvrđenom vremenskom okviru. Ovaj model pomaže da pojednostaviti velike količine sadržaja bez gubitka kontrole.
Dizajnirajte korak-po-korak tijek rada za odobrenje
Uspostavljanje dobrog procesa odobravanja na društvenim mrežama nije samo pitanje odabira alata: ono uključuje definiranje uloge, pravila, vremena i kontrolne tačke unutar vašeg procesa sadržaja. Ideja je da svi znaju šta treba uraditi, kada i kako se odobrenja uklapaju u svakodnevno poslovanje.
Zatim ćete vidjeti dizajn dijagrama toka Vrlo je sveobuhvatan i možete ga prilagoditi svojoj stvarnosti: bilo da ste sami sa pripravnikom ili upravljate timom za društvene mreže za veliku organizaciju s više odjela i uključenim internim klijentima.
1. Identifikujte ključne ljude i njihove uloge
Prvo je odlučiti ko ulazi u igru i u kojem svojstvu. Tipična greška je puštanje Previše ljudi iznosi svoja mišljenja bez jasne uloge., što pokreće niz promjena i usporava cijeli sistem.
U zdravom procesu odobravanja, korisno je definirati uloge poput ovih, iako se nazivi mogu razlikovati ovisno o kompaniji: kreatori, stratezi, donosioci odluka, izdavači i menadžeri zajednice.
Kreatori sadržaja. Pisci, dizajneri, snimatelji videa i svi ostali koji su uključeni u izradu objava, priča, video zapisa, video scena itd., odgovorni su za osiguravanje da sadržaj ispunjava zadate zadatke, ton i tehničke specifikacije.
Stratezi sadržaja. Oni su ti koji povezuju publikacije s poslovnim ciljevima i cjelokupnom strategijom brenda. Oni osiguravaju da ono što je objavljeno Ima smisla unutar kampanje i prodajnog tokaI to nisu samo izolovani slučajevi.
Donosioci odluka (klijent ili šefovi). Idealno bi bilo da jedna ili najviše dvije osobe centraliziraju povratne informacije sa svoje strane. Na primjer, menadžer marketinga za klijente ili direktor komunikacija koji bi slao konsolidovani komentari, a ne 10 odvojenih e-poruka.
Oni koji su odgovorni za objavljivanje. Obično su to asistenti ili menadžeri za društvene mreže koji su odgovorni za planiranje i objavljivanje odobrenog sadržaja, poštujući rasporede i formate. Moraju dobro poznavati alat za objavljivanje i njegove dozvole.
Menadžeri zajednice. Iako ne učestvuju uvijek u procesu prethodnog odobrenja, potrebna im je vidljivost kako bi prilagodili moderiranje, pripremili standardne odgovore i identificirali potencijalne rizike komentara povezanih s novim objavama.
2. Definišite koje prekretnice zahtijevaju obavezno odobrenje
Kada saznate ko igra, vrijeme je da odlučite. u kojim tačno trenucima radnog procesa Morate dignuti ruku i tražiti odobrenje. Nema smisla preispitivati svaki pojedinačni zadatak; razumno je postaviti jasne kontrolne tačke.
Ako pogledate tipičan životni ciklus sadržaja, vidjet ćete da odobrenje obično najbolje odgovara završnoj fazi kreiranja, kada već imate dovoljno zreli tekstualni i vizualni resursi kako bi neko mogao procijeniti cjelinu.
Osnovna ruta bi izgledala otprilike ovako: ideja → kalendar → vizualna produkcija → pisanje → zajednički podnesak na recenzijuŠto bolje grupirate sadržaj u grupe (na primjer, cijeli sljedeći mjesec), to će proces biti efikasniji.
Ključno je imati vrlo jasnu sliku o tome koliko vremena je potrebno vašem timu od početnog brifinga do pripreme publikacija za odobrenje. To vam omogućava da... dajte realne rokove recenzentima i izbjeći uska grla koja bi mogla ugroziti raspored.
Nadalje, ova vremenska karta vam daje iskren uvid u kapacitete vašeg tima: počevši od toga za koliko klijenata ili poslovnih linija vam je potrebno pojačanje i kada. Vrijedi uključiti nove ljude ili alate U sistem.
3. Postavite jasne rokove za pregled (i osigurajte da se oni poštuju)
Proces odobravanja koji ne definiše vremenske rokove na kraju postaje čistilište vječnih propuhaDa bi sadržaj bio objavljen na vrijeme, rokovi za recenziju moraju biti vrlo dobro komunicirani i poštovani.
Uobičajena praksa je davanje, na primjer, 24-48 sata kako bi klijenti ili menadžeri mogli pregledati materijale nakon što ih prime. Ako ne odgovore u dogovorenom roku, možete uspostaviti pravila kao što su automatsko odobrenje ili ponovno zakazivanje sadržaja.
Ključno je da svi razumiju utjecaj kašnjenja: objave koje se uklanjaju, kampanje koje skreću s puta i rezultati koji pate. Direktan razgovor o tome pomaže recenzentima. shvatite rokove ozbiljno i ne posmatrajte to kao "nešto sporedne prirode".
U internim procesima, također je korisno mjeriti koliko dugo traje svaka faza: kreiranje, prvi pregled, prilagođavanja, drugi pregled… Na taj način možete otkriti gdje vaš radni proces zaista zastaje (Je li to dizajn? Je li to legalno? Je li to odgovornost klijenta?)
Za sadržaj koji je izuzetno vremenski osjetljiv (najnovije vijesti, trendovi, krizna komunikacija), vrijedi imati ekspresni krug odobrenja sa jednim ili dva donosioca odluka i mnogo kraćim vremenskim okvirima.
4. Odaberite pravi alat za odobravanje
Pokušaj upravljanja odobravanjem sadržaja isključivo putem e-mailova, proračunskih tablica i raspršenih chatova recept je za izgubljene verzije, pomiješane komentare i objaviti nešto što niko zapravo nije odobrioOvdje specijalizirani alati mijenjaju pravila igre.
Danas postoji nekoliko platformi za upravljanje društvenim mrežama koje integrišu planiranje, kreiranje, saradnju i odobravanje u jedno okruženje, sa dozvolama zasnovanim na ulogama, kontekstualnim komentarima i ažuriranjima statusa za svaku objavu. Automatsko zakazivanje nakon odobrenja.
Alati poput Sked Sociala, Metricoola, ZoomSpherea, Fanpage Karme i Buzzmonitora razvili su manje-više napredne tokove rada za odobravanje, dizajnirane posebno za agencije, interne timove društvenih medija i brendove s više uključenih saradnika.
Cilj ovih rješenja je da vas oslobode žongliranja s Excelom, WhatsAppom, Google dokumentima i beskrajnim sastancima. Umjesto toga, svi se prijavljuju na jedan kalendar i centralna pločagdje možete vidjeti šta je odobreno, šta je na čekanju, ko to mora pregledati i koji su komentari ostavljeni.
U mnogim slučajevima možete pozvati i vanjske recenzente (klijente, menadžere iz drugih odjela) bez potrebe da im date puni pristup računu ili dijelite lozinke za društvene mreže, čime ćete izbjeći sigurnosni rizici i problemi s dozvolama.
5. Pregledajte i prilagodite tok kako tim raste
Tok rada za odobravanje nije nešto što jednom dizajnirate i ostavite kakvo jeste. Kako se vaše poslovanje, vaša baza klijenata ili vaš interni tim razvijaju, tako se razvijaju i vaši tokovi rada za odobravanje. potrebe kontrole, uska grla i tačke trenja.
Zato je preporučljivo provesti, barem kvartalno, kratak pregled procesa sa svima uključenima: koji dijelovi dobro funkcionišu, gdje stvari zastaju, koji zadaci bi se mogli automatizirati i koje uloge bi trebalo redefinirati.
Ponekad je prilagođavanje jednostavno kao dodavanje još jedne osobe u dizajn, preraspodjeljivanje ko šta odobrava ili ograničavanje broja odjela koji pregledavaju sadržaj koji ih zapravo ne utiče toliko.
Važno je održati fleksibilan stav i shvatiti da je proces odobravanja alat za objavljujte bolji i brži sadržajne sveta birokratija koja se ne može dodirnuti.
Ako radite s klijentima, također je vrlo korisno proaktivno ih pitati da li im je trenutni sistem ugodan, šta ih frustrira i šta bi poboljšalo njihovo iskustvo. Ovi razgovori, kada se dobro provedu, Oni jačaju dugoročnu vezu i pomažu vam da se pozicionirate kao strateški partner, a ne samo kao "onaj koji upravlja društvenim mrežama".
Prave prednosti dobrog radnog procesa odobravanja
Osim što zvuči "organizovano", dobro osmišljen tijek rada za odobravanje ima direktan utjecaj na rezultati, troškovi, kreativni kvalitet i odnos s kupcimaNe radi se samo o izbjegavanju grešaka: radi se o boljem radu i uz manje napora.
Jedna od velikih prednosti je objavljivanje sadržaja. prema planiranom rasporeduNešto što se čini osnovnim, ali u mnogim timovima postaje gotovo nemoguće zbog beskrajnih revizija i promjena u zadnji čas.
Još jedan snažan uticaj je na saradnju: kada je svima jasna njihova uloga i kada je sistem povratnih informacija organizovan, veliki dio napetost i unutrašnja buka što obično prati produkciju kampanja.
I možda najpotcijenjenije: dobra struktura odobravanja uveliko poboljšava kvalitet komunikacijeManje beskorisnih obavještenja, manje nizova od 30 poruka, manje zabune oko verzija. Sve to oslobađa vrijeme i energiju za bolje razmišljanje o sadržaju.
Kako se broj klijenata ili poslovnih linija povećava, ove se prednosti umnožavaju: bez čvrstog radnog toka, tim se zaglavi u mikrozadacima, a društvene mreže postaju... stalni izvor stresa umjesto strateškog kanala.
Kako pojednostaviti odobrenja uz pomoć uvodnih kompleta i vizualnih kalendara
Jedan od ključnih trenutaka za funkcionisanje odobrenja je početak rada s novim klijentom ili internim timom. Ako od početka jasno ne definirate proces, kasnije će se pojaviti problemi. nesporazumi, neispunjena očekivanja i sukobi o tome ko šta odlučuje.
Stoga su postavljanje dobrog sistema za uvođenje u posao i rad sa zajedničkim vizuelnim kalendarima dvije vrlo moćne taktike za osiguranje nesmetanog toka odobrenja od prvog dana, bez potrebe za "gasenjem požara" svakog mjeseca.
1. Napravite uvodni komplet koji objašnjava proces
Priprema paketa dobrodošlice ili dosijea za svakog novog klijenta ili interni odjel pomaže u usklađivanju očekivanja od samog početka. Ovaj dokument treba jasno objasniti jasno, pristupačno i bez žargona kako ćete sarađivati?
Dobra je ideja uključiti kratak uvod u tim, ko šta radi, kako svaka osoba komunicira i šta klijent može očekivati u smislu vremena odziva, učestalosti izvještavanja i opseg mrežnih usluga.
Također je preporučljivo detaljno opisati opće planove i vremenske okvire: koliko će se mjesečnih objava objavljivati, koje su mreže uključene, kako su kampanje organizirane i s čime Rasporedi sadržaja bit će predstavljeni određenim tempom.
Ako koristite alat za saradnju (kao što je Sked Social ili nešto slično), iskoristite ovaj komplet da biste korisnike naučili kako da se prijave, šta svaki korisnik može vidjeti, gdje se objave odobravaju i kako da ostavljaju komentare bez potrebe... gubljenje među menijima i obavještenjima.
Konačno, ključno je dokumentirati proces odobravanja kratkim vizualnim pregledom: koraci, standardni vremenski okviri, uloge svake strane, utjecaj kašnjenja i osnovna pravila (npr. maksimalno dva kruga strukturiranih promjena).
2. Koristite dijeljeni kalendar vizualnog sadržaja
Upravljanje datumima, kampanjama i formatima bez kalendarskog prikaza je poziv u haos. Vizualni planer vam omogućava da na prvi pogled vidite šta je svakog dana, koje se kampanje preklapaju i gdje imate praznine ili zasićenost.
Mnogi alati društvenih medija uključuju kalendar s funkcijom "drag-and-drop" gdje možete prevlačiti objave, mijenjati rasporede, dodavati oznake po kampanji i vizualizirajte kreativne materijale i kopirajte ih zajednoOvo čini proces recenzije mnogo intuitivnijim za svakog recenzenta.
Kada klijenti ili menadžeri vide sadržaj u formatu gotovo identičnom onome kako će se pojaviti u feedu, lakše im je dati korisne povratne informacije: komentiraju redoslijed objava, ravnotežu između promotivnih i vrijednosnih dijelova ili vizualnu konzistentnost.
Nadalje, davanje kontroliranog pristupa ovom rasporedu vanjskim recenzentima omogućava im da prate napredak u stvarnom vremenu bez potrebe za vašim prisustvom. prosljeđivanje snimaka ekrana ili PowerPoint prezentacija Svaka dva za tri.
S ovom vrstom sistema, možete čak i zakazati sadržaj u stanju "čekanja odobrenja" i alat će ga automatski pokrenuti kada dobije odobrenje, zatvarajući puni ciklus od ideje do objave.
3. Postavite jasna ograničenja broja revizija
Jedan od najvećih gubitaka vremena u bilo kojem procesu odobravanja su beskrajne revizije: beskrajno preispitivanje, manje promjene zbog ličnog ukusa i... kontradiktorne poruke između nekoliko recenzenata.
Rješenje uključuje unaprijed definiranje koliko je krugova promjena prihvatljivo po dijelu ili seriji sadržaja. Na primjer: početni pregled temeljnih prilagodbi (poruka, pristup, strateško uklapanje) i druga runda za poliranje detalja i zatvaranje.
Kada svi znaju da je broj recenzija ograničen, skloni su boljem fokusiranju svojih komentara: ulažu više truda u pažljivo razmišljanje o tome šta žele promijeniti i Izbjegavajte slanje nasumičnih prijedloga svake dvije minute.
Nadalje, jasno navođenje da sve dodatne izmjene izvan tih rundi mogu uključivati promjene u rokovima ili troškovima pomaže u osiguravanju poštovanja procesa i Ne dozvoli da postane sito za hirove.
4. Automatizirajte repetitivne zadatke i posvetite fokus kreativnim zadacima
Nema smisla da viši menadžer društvenih medija troši vrijeme na dobivanje odobrenja ili ručno ažuriranje statusa u proračunskoj tabeli. Bilo šta drugo... podsjetnici, promjene statusa, obavještenja i rasporedi Trebalo bi to biti automatizirano koliko god je to moguće.
Moderni alati za upravljanje društvenim mrežama omogućavaju uspostavljanje automatiziranih tokova rada: kada kreator završi objavu, status se mijenja u "Spremno za pregled" i recenzent prima obavještenje; kada recenzent odobri, sadržaj se automatski premješta na „Odobreno za objavljivanje“ i planirano je.
Također je moguće postaviti pravila tako da se određene vrste sadržaja (na primjer, ponavljajuće, sigurne informativne objave) automatski odobravaju ako niko ne komentira u određenom vremenskom okviru, smanjujući količinu ručnih zadataka.
Automatizacijom ovih dijelova oslobađate vrijeme za ono što zaista zahtijeva ljudsku stručnost: pronalaženje svježih ideja, analizu podataka o performansama i uvođenje poboljšanja. kreativni kvalitet i strategija.
Nadalje, integracija komponente izvještavanja u isti sistem (automatski sedmični ili mjesečni izvještaji) omogućava svima da vide da li tijek rada funkcioniše: koliko vremena traje svaka faza, koliko se krugova pregleda u prosjeku obavi ili koje kampanje se najviše zaglavljuju.
Primjeri radnih procesa odobravanja i alata koji se već bave ovim
Da bismo sve ovo stavili u perspektivu, vrijedi pogledati kako različiti alati na tržištu pristupaju odobravanju sadržaja. Ovdje se ne radi o oglašavanju, već o razumijevanju. modeli protoka koji su već testirani I možete replicirati čak i bez tih platformi.
Neka rješenja se oslanjaju na dobro definiranu strukturu uloga, druga na ploče s zadacima, a neka na ujedinjene kalendare gdje svi rade iz istog prikaza. Ono što im je svima zajedničko je ideja... centralizirajte sadržaj, komentare i status odobrenja.
Kompanije, od globalnih platformi do alata orijentisanih na agencije, implementirale su funkcije kao što su statusi objava (na čekanju, odobreno, odbijeno), uloge klijenata, recenzije putem e-pošte bez registracije i Grupna odobrenja za uštedu vremena.
U svim slučajevima, obrazac je sličan: haotično putovanje tipa „Poslat ću ti tekst putem Slacka, dizajn putem e-pošte, a kalendar u Excelu“ zamjenjuje se procesom u kojem se svaka publikacija nalazi na jednom mjestu, sa svojom historijom, prilozima i svi komentari sortirani.
Ono što je zanimljivo nije toliko marka alata, već pristup: klađenje na sistem u kojem su odluke vidljive, odgovorni su jasni, a rokovi se poštuju gotovo automatski, jer sam softver pomjera tok naprijed.
U konačnici, ono što čini razliku između tima koji se bori s odobrenjima i onog koji ih drži pod kontrolom nije kreativni talenat (koji je važan, ali nije sve), već kombinacija struktura, pametna pravila i dobro iskorišteni alati koji saradnju čine fluidnom i lako upravljivom.
